El plazo para facturar una Guía de Despacho es hasta el quinto día del mes siguiente de efectuadas las operaciones, siempre y cuando se indique como período tributario el correspondiente a la realización de tales operaciones, según lo indica el artículo 55° de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.
Si es que no se factura dentro del plazo legal mencionado, el contribuyente se expondrá a una infracción y, además, estará sujeto al cobro del Impuesto al Valor Agregado (IVA) con los debidos reajustes, intereses y multas, debido a la postergación del Débito Fiscal asociado a la respectiva operación comercial.
Requisitos de emisión
Una guía de despacho debe considerar las siguientes condiciones de emisión:
Emisión en cuadruplicado. El original y el triplicado deben acompañar a los bienes corporales muebles que se trasladan producto de la venta, de una convención asimilada a venta, de una prestación de servicios o por causas que no importen ventas.
El duplicado debe ser conservado en poder del emisor para facturar posteriormente la operación, si es que así corresponde. Debe cumplir con los requisitos señalados para las facturas e indicar el nombre completo del prestador de servicio y receptor de los bienes remitidos (si se trata de convenciones que no constituyen venta) y de los demás antecedentes legales exigidos. Al mismo tiempo, deberá entregarse el detalle completo de las especies que se trasladan, indicando las unidades, peso o volumen, nombre y características de las especies y su correspondiente valor unitario.
Al trasladar bienes corporales muebles desde vendedores a consignatarios, comisionistas o martilleros, cuando no importen ventas, se deberá consignar el precio unitario de las especies, aproximado al valor real de los bienes. Estos podrán totalizarse, pero no consignar el IVA de forma separada.
En aquellos traslados que no importen venta, se podrá omitir el valor unitario, pero deberá consignarse en forma clara y detallada el motivo del mismo. Por ejemplo, si se trasladan bienes para su repartición, de una bodega a otra del propio emisor, para su distribución, etc. Sólo las copias voluntarias o extras, constituidas por el quinto, sexto y siguientes ejemplares, deberán llevar, en forma atravesada, la frase: «COPIA NO VÁLIDA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS».
Claves
Las guías de despacho facturadas por una sucursal deben ser contabilizadas en la misma sucursal, pues en toda sucursal o casa matriz debe existir y llevarse un Libro de Ventas.
Una guía de despacho puede registrar el nombre del vendedor cuando no no se tiene claro el nombre del comprador. Lo anterior, por la obligatoriedad en la emisión de este documento para el traslado de bienes muebles, independiente de que implique o no venta.
Es obligatorio portar una guía de despacho, factura o boleta correspondiente en vehículos de carga durante el traslado de especies afectas a IVA.
Frente a una exportación, la guía de despacho por las mercaderías con destino al puerto de embarque debe ser emitida a nombre del agente de Aduanas, según lo dispuesto en el artículo 55 de la Ley sobre Impuestos a las Ventas y Servicios
Santiago de Chile, 19 de junio 2006
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