Toda empresa que registra su contabilidad en libros de papel podrá acceder a este sistema, si cumple los requisitos que establece la normativa dictada por el SII.
Las empresas autorizadas por el SII para llevar «contabilidad computacional» e imprimir los registros contables en hojas sueltas, previamente timbradas ante el SII, también podrán adoptar la contabilidad electrónica si cumplen la normativa del nuevo sistema, ahorrándose con ello el timbrar e imprimir más de 125 millones de hojas sueltas que autoriza el SII cada año.
La contabilidad electrónica en una etapa más en la conversión del ciclo de cumplimiento tributario a la modalidad On-Line e implicará seguir disminuyendo el costo del cumplimiento tributario y aportando así a una mayor productividad y competitividad de las empresas en Chile.
Si a la eficiencia en el manejo de la contabilidad en modo electrónico, se suma la anancia de productividad por operar con Documentación Tributari¡ Electrónica (facturas y su documentos relacionados), se abre una oportunidad transformadora en la forma de hacer negocios en Chile.
El Servicio de Impuestos Internos (SII) anuncia el lanzamiento de la contabilidad electrónica, que a partir del 1 de enero de 2006 está a disposición de todas las empresas de Chile.
Su adopción significa que, para fines de cumplimiento tributario, estarán exentas de llevar registros contables en papel, libros u hojas sueltas en el caso de las empresas autorizadas a llevar contabilidad computacional, soportes físicos que debían ser timbrados por el SII previo a su uso.
En efecto, la Resolución 150
Dicha resolución define a la contabilidad electrónica como un «modelo de operación en el cual los libros o informes contables con fines tributarios, son generados y almacenados en un formato digital establecido por el Servicio de Impuestos Internos».
La Resolución 150
El SII seguirá trabajando para en los próximos meses completar la digitalización de la contabilidad de las empresas, de modo que se minimice el uso de registros en papel y se elimine por completo el timbraje de libros contables y tributarios.
Así, los contribuyentes que operan con libros contables en papel, al adoptar el nuevo sistema de contabilidad electrónica, no requerirán tener disponibles libros físicos para fines tributarios y, consecuentemente, se elimina el trámite de timbraje previo ante el SII para su uso. Igualmente, las empresas autorizadas a llevar contabilidad en hojas sueltas (en reemplazo de los libros contables) debido a que llevan su contabilidad en sistemas computacionales, se evitarán el timbraje de dichas hojas sueltas en papel prefoliado, y la necesidad de realizar dicho respaldo físico e imprimir los libros en las hojas sueltas timbradas.
Otra avance hacia el ciclo de cumplimiento tributario On-Line y a la disminución de costos de operación.-
En la línea de facilitar el cumplimiento tributario, el SII ha impulsado con fuerza la estrategia de llevar los principales trámites y procesos a la modalidad Gobierno Electrónico, para que sea posible realizarlos a través de su Oficina Virtual en Internet, www.sii.cl
La estrategia ha apuntado a apoyar el desarrollo de los negocios en sus distintas etapas, dada la similitud que tienen con las etapas del cumplimiento tributario del contribuyente-ciudadano-agente económico.
Así, se ha apuntado a que el Ciclo de Vida Tributario en modalidad On-Line apoye y potencie el ciclo de negocios por la vía de lograr un cumplimiento tributario más simple, a menor costo, que propicia mejoras de productividad, que incentiva el uso de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) para ganar competitividad; en definitiva, que promueve la eficiencia del ciclo de negocios a través de un ciclo de cumplimiento tributario enteramente On Line, desde el Inicio de Actividades hasta el Término de Giro -cierre del negocio desde el punto de vista tributario-, tal como se ilustra en la siguiente secuencia: Ciclo de Cumplimiento Tributario On-Line
Las posibilidades, ventajas y potencialidad de la contabilidad digital son extraordinarias; se traducen esencialmente en que representa una oportunidad de reducir apreciablemente los costos de operación de los agentes económicos por efecto de lograr ahorros en la generación y manejo de los libros contables, aportando ganancias deproductividad y de competitividad al desarrollo de los negocios.
La observación de algunas cifras confirma claramente aquello: en Chile existen 150.000 contribuyentes-agentes económicos que operan con sistemas contables computacionales y que deben imprimir esa información en libros de contabilidad en «hojas sueltas», lo cual equivale a que anualmente se timbran ante el SII un total superior a 125 millones de hojas para ese propósito. Una empresa de tamaño mediano utiliza entre 50.000 y 60.000 hojas al año para la emisión de informes y libros contables.
Algunas estimaciones señalan un costo unitario por documento en papel de $80, considerando papel prefoliado, tiempos de timbraje, costos de impresión y almacenamiento.
Eso significa que para una empresa de tamaño, sólo por este concepto, se logran ahorros anuales estimados en $ 4,5 millones.
Además, la administración de semejante volumen de material -pre-impresión, timbraje, traslado, clasificación, almacenamiento, protección y seguridad- es desde luego engorrosa, complicada y cara.
Por contrapartida, la generación, manejo y almacenamiento de archivos digitales electrónicos ha probado ser mucho más eficiente y económica.
Pero más allá del ahorro directo que se obtiene a partir de la sustitución del papel, también es posible visualizar que las
economías que se logran al liberarse de dicho «peso muerto», se potencian extraordinariamente al aprovechar ese «plus» de eficiencia en optimizar todos los procesos de negocios que, inevitablemente, se tornan más ágiles.
Una sumatoria de sinergias para la productividad y competitividad.-
Sin embargo, eso no es todo: esta nueva oportunidad de ganar productividad y competitividad a partir de modernizar los procesos contables inherentes a los negocios, puede y deberá sumarse a las ventajas y potencialidad que están implícitas en el empleo de otras herramientas de gobierno electrónico para facilitar el cumplimiento tributario que ha desarrollado el SII.
Nos referimos a toda la tecnología para la emisión y recepción de Documentación Tributaria Electrónica (DTE): boletas de honorarios profesionales, facturas electrónicas, guías de despacho, facturación de exportación electrónica, facturas exentas, etc.
Existe total sinergia entre la gama de documentos tributarios electrónicos disponibles y la nueva opción de generar, para fines tributarios, los libros contables en modalidad electrónica, complementariedad que se traduce en una nueva manera de hacer y administrar los negocios, potenciado la eficiencia de éstos mediante una nueva forma de administración de los documentos que dan formalidad y seguridad a cada operación de compra y venta.
Un aspecto fundamental consiste en que estas herramientas tecnológicas y de gobierno electrónico para la facilitación del cumplimiento tributario, están al alcance de todas las empresas de Chile, independientemente de su tamaño, lo cual constituye un estímulo importante esencialmente para las micro, pequeñas y medinas empresas, en las cuales la adopción de este tipo de tecnologías suele ser más lenta que en las grandes empresas.
Se incrementa seguridad en confidencialidad de la información.-
Otra ventaja significativa de la contabilidad electrónica, es la posibilidad de reforzar considerablemente la seguridad y confidencialidad de la información contable de las empresas.
En efecto, el manejo de archivos electrónicos permite un mejor control que aquellos de tipo físico, una regulación de acceso más flexible y seguro y un respaldo más versátil y a menor costo como mecanismo de prevención frente a desastres, por ejemplo inundaciones o incendios, o frente a la pérdida de los mismos.
Asimismo, la contabilidad electrónica está legitimada por la firma electrónica, lo cual ofrece garantías respecto a impedir la alteración de la información.
Requisitos para postular a la contabilidad electrónica.-
Para postular se requiere que el representante legal de la sociedad efectúe una solicitud por vía electrónica ante el SII.
Para certificarse podrá hacerlo en forma directa o podrá optar por contactarse con un proveedor de software que haya obtenido una certificación en el SII.
Para ser autorizado a adherir al modelo de operación de Contabilidad Electrónica, deben cumplirse los siguientes requisitos: Desempeñar una actividad clasificada como de Primera Categoría según el artículo 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
Contar con códigos de autorización de libros (CAL) para cada tipo de Libro Contable lectrónico. Se podrá obtener un CAL a ravés de dos medios alternativos: irectamente en el sitio Web del Servicio, fectuando las pruebas de formato que el ervicio ha establecido; o por intermedio de una empresa de software que, previamente, ha obtenido la certificación de los respectivos archivos y obtenido CAL.
En este caso, la empresa endosa al contribuyente el CAL, agregando la identificación de éste y firma electrónicamente esta información.
No tener la condición de querellado, procesado o acusado por delito tributario; o bien haber sido sancionado por este tipo de delito, en tanto no haya dado cumplimiento a la pena impuesta.
Para mayor detalle al respecto, se recomienda leer detalladamente la Rosolución 150.
Santiago de Chile, 3 de enero 2006
Crónica Digital /SII
